Zawieranie umowy najmu

Najmami jesień się zaczyna ...

Andrzej Jakiel

Ten artykuł liczy 1570 słów i przeczytasz go w około 5 min. i 14 sek.

Wchodzimy w jesienny sezon najmu mieszkań i domów. Zwykły najem lokali mieszkalnych budzi wiele obaw właścicieli nieruchomości spowodowany nadmierną ochroną najemcy, kosztem wynajmujących. Pomimo, że podstawą prawną zawierania umów najmu jest Kodeks cywilny, to jednak do zwykłego najmu stosuje się równocześnie całą paletę obwarowań określonych ustawą o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

Zwykła umowa najmu

Wynajmowanie mieszkań czy pokoi dla studentów praktycznie nie budzi obaw, gdyż taki najem związany jest z okresowym pobieraniem nauki czy realizacji konkretnego kontraktu. W takich umowach wystarczy wskazać uczelnię studenta i rok akademicki, na który wynajmowany jest lokal. Podobnie jest z wynajmowaniem mieszkań i domów dla firm na okresowe zakwaterowanie pracowników. W obu przypadkach nie ma ryzyka zajmowania lokalu przez najemców bez tytułu prawnego.

Gorzej przedstawia się najem dla zaspokajania podstawowych potrzeb mieszkaniowych rodzin. Może zdarzyć się, że najemca zaprzestanie opłacania czynszu, lokal jednak będzie nadal używał i nie będzie miał ochoty z niego się wyprowadzić. Wynajmujący w takiej sytuacji, działając zgodnie z prawem, nie ma innej drogi jak uzyskać tytuł egzekucyjny w długotrwałym postępowaniu sądowym. Na tym jednak kłopoty wynajmującego się nie skończą, gdyż lokal nadal jest zajęty a eksmisji na bruk praktycznie się nie wykonuje. Jeśli nie ma gdzie eksmitować nieuczciwych najemców wówczas, do czasu uzyskania lokalu zastępczego bądź socjalnego, wynajmujący będzie otrzymywał pewną rekompensatę od gminy, jednak nie będzie ona pokrywać utraconych dochodów. To czarny scenariusz, ale realny. Jedyną receptą na przesadnie rozbudowane prawa lokatorów i nieruchawy wymiar sprawiedliwości jest najem okazjonalny lub instytucjonalny.

Najem okazjonalny obejmuje jedynie nieruchomości mieszkalne i dotyczy tylko osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. W praktyce jest jednak stosunkowo rzadko stosowany, pomimo, że daje większą prawną gwarantującą ochrony praw właścicieli nieruchomości.

Najem okazjonalny jest jednak znacznie bardziej sformalizowana od najmu zwykłego. Niedotrzymanie któregokolwiek z wymogów określonych znowelizowaną w tym zakresie ustawą o prawach lokatorów niweczy ochronne skutki. Zabezpiecza jednak znacznie skuteczniej interes właścicieli nieruchomości, którzy mogą pozbyć się nieuczciwych lub uciążliwych lokatorów. Przy najmie okazjonalnym nie obowiązuje okres ochronny uniemożliwiający eksmisję lokatora, możliwe jest również zastosowanie eksmisji w stosunku do kobiet w ciąży czy małoletnich.

Procedura najmu okazjonalnego przedstawia się następująco:

wymagana jest forma pisemna umowy najmu pod rygorem nieważności,
umowa musi być zawarta na czas określony nie dłuższy niż 10 lat,
w umowie najemca musi wskazać lokal, do którego przeniesie się gdy okres najmu się zakończy,
najemca musi złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym podda się dobrowolnie egzekucji,
wymagana jest nadto pisemna zgoda właściciela wskazanego przez najemcę na przyjęcie go i osób z nim zamieszkałych pod swój dach (wynajmujący ma prawo żądać poświadczenia notarialnego takiej zgody),
właściciel lokalu w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu musi dokonać zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego,
wygaśnięcie umowy najmu następuje wskutek upływu okresu, na jaki była zawarta lub wskutek upływu okresu wypowiedzenia,
jeśli najemca nie chce dobrowolnie wydać lokalu, wynajmujący występuje z żądaniem opróżnienia i wydania lokalu w terminie minimum 7 dni od doręczenia najemcy takiego żądania (żądanie powinno być sporządzone na piśmie z podpisem właściciela urzędowo poświadczonym),
po bezskutecznym upływie terminu wynajmujący składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności dla aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji,
akt notarialny z oświadczeniem najemcy opatrzony przez sąd klauzulą wykonalności, bez procesu sądowego, właściciel nieruchomości składa do komornika celem podjęcia czynności egzekucyjnych.

Jak widać z przedstawionej struktury, wielość formalnych warunków najmu okazjonalnego nie jest pomocna przy sprawnym i łatwym zawieraniu umów.

Najem instytucjonalny jest pewną nowością w naszym systemie prawnym. Dotyczy wynajmujących prowadzących działalność gospodarczą w zakresie najmu. Mogą to być zarówno osoby fizyczne, spółki osobowe jak i osoby prawne. Umowa najmu instytucjonalnego nie musi być zgłaszana do urzędu skarbowego oraz nie ma wymogu wskazywania przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać. Przy umowie najmu instytucjonalnego nie przysługuje najemcy prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego. Czas na opróżnienie lokalu przez najemcę nie może być krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia żądania opróżnienia.

Przy zawieraniu umów najmu warto pamiętać, aby nie sumować czynszu najmu z pozostałymi opłatami, gdyż wówczas urząd skarbowy może żądać zapłacenia podatku od całej kwoty. Podobnie jest z ewentualnym dosprzętowieniem mieszkania na życzenie najemcy. Elementy wyposażenia lokalu mieszkalnego powinny być wymienione w umowie najmu (lub w aneksie do umowy, jeśli wystąpiły w okresie późniejszym). Tak udokumentowane koszty mogą być bezpiecznie odliczyć od przychodu wynajmującego (odliczanie nie dotyczy opodatkowania ryczałtowego). Należy przechowywać przez pełne pięć lat podatkowych dokumenty zakupowe, gdyż US może to sprawdzić.

Kilka słów o interesie najemcy

Niejednokrotnie zdarza się, że najemca w swym niedoświadczeniu i ufności naraża swój interes na działania nieuczciwego wynajmującego, choć są to znacznie rzadsze przypadki.

Na co najemca powinien zwrócić uwagę przy wyborze lokalu i zawieraniu umowy najmu:

sprawdzić, kto jest właścicielem lokalu, gdyż nie zawsze osoba ogłaszająca czy okazująca lokal posiada tytuł prawny do obciążania nieruchomości najmem; najlepszym źródłem informacji o nieruchomości jest księga wieczysta; jeśli wynajmujący odmawia udostępnienia numeru księgi, to lepiej poszukać innego lokalu;
gdy właścicielami lokalu są małżonkowie (wpisani w dziale II księgi wieczystej), to zgodnie z Kodeksem rodzinnym obciążanie nieruchomości najmem muszą dokonywać wspólnie lub potwierdzić czynność – inaczej umowa taka jest nieważna z mocy prawa;
sprawdzić dział III KW czy czasami nie zawiera ostrzeżenia o prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym z nieruchomości; w przypadku licytacji komorniczej lokalu najemca znajdzie się w trudnej sytuacji;
sprawdzić dokładnie czy lokal nie posiada wad uniemożliwiających zamieszkanie, a jeśli takie wady pojawią się w późniejszym okresie to najemca ma prawo żądać od właściciela ich usunięcia lub obniżenia czynszu najmu;
umowa na krótki okres nie wymaga formy pisemnej, jednakże już przy okresie powyżej jednego roku powinna być zawarta na piśmie;
najemca może żądać ujawnienia zawartej umowy najmu w dziale III księgi wieczystej nieruchomości, oczywiście za zgodą wynajmującego;
przy wydaniu w najem lokalu powinien być sporządzony dokładny protokół zdawczo-odbiorczy; wszystkie uszkodzenia lokalu, mebli czy urządzeń należy dokładnie opisać i najlepiej udokumentować fotograficznie; protokół powinien być podpisany przez obie strony umowy;
kaucja jest typowym zabezpieczeniem interesu wynajmującego, jednak nie powinna być nadmiernie wysoka; typowa kaucja to równowartość jednomiesięcznego czynszu; wyższa kaucja może mieć uzasadnienie gdy lokal posiada wysoki standard; umowa powinna określać zasady rozliczenia kaucji i termin jej zwrotu po zakończeniu okresu najmu;
drobne naprawy w lokalu z zasady obciążają najemcę (cieknący kran, uszczelnienie drzwi, wymiana rozbitej szyby czy spalonej żarówki); główne naprawy oraz przeglądy okresowe nieruchomości i instalacji obciążają wynajmującego (wymiana uszkodzonego grzejnika, junkersa, bojlera, usuwanie awarii przyłączy mediów);
ubezpieczenie nieruchomości od ognia i innych zdarzeń losowych powinien dokonywać wynajmujący; ubezpieczenie od kradzieży i odpowiedzialności cywilnej pozostaje po stronie najemcy; warto te zagadnienia unormować w umowie najmu.

W razie wątpliwości lub obaw o prawidłowe zabezpieczenie swoich interesów i zapewnienie bezpieczeństwa najemca może zwrócić się o pomoc do doradcy rynku nieruchomości, biura nieruchomości czy zarządcy lub kancelarii prawnej.

Jeszcze słów kilka o opodatkowaniu przychodów z najmu

W przypadku umów najmu podstawą do opodatkowania jest przychód. Przy najmie prywatnym, który najczęściej występuje, wynajmujący rozlicza się na zasadach ogólnych, czyli 18 lub 32 proc. od dochodu. Natomiast przy ryczałcie 8,5 proc. od przychodu do kwoty 100 tys. zł i 12,5 proc. od nadwyżki ponad 100 tys. zł. Przyjęcie formy ryczałtowej rozliczeń z fiskusem należy zgłosić do urzędu skarbowego w formie oświadczenia w terminie nie późniejszym niż do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy pierwszy raz wynajmujący uzyskał przychód lub do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu. Jeżeli czynsz rozliczany jest jako najem w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej to opodatkowanie na zasadach ogólnych wyniesie 18 lub 32 proc. od dochodu a przy opodatkowaniu liniowym 19 proc.

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego z późn. zm.
3. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy z późn. zm.