Nieruchomości w obliczu RODO

Ochrona danych osobowych, część 4

Andrzej Jakiel

„Doszło wręcz do karykaturyzacji tych przepisów. Mamy jednak nadzieję, ze inspektorzy ochrony danych osobowych, pełniąc swoje obowiązki, nadadzą im właściwy sens i zapewnia racjonalność ich stosowania.” –
Mirosław Sanek, wiceprezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Minęły niespełna dwa miesiące od wejścia w życie nowych przepisów ochrony danych osobowych, a do nowego Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który zastąpił dawny urząd GIODO, wpłynęło ponad 750 skarg.

Jak informuje UODO na stronie internetowej https://uodo.gov.pl skargę może złożyć osoba fizyczna, której dane dotyczą, a w przypadku, gdy skarga dotyczy przetwarzania danych osobowych innej osoby, konieczne jest pełnomocnictwo udzielone przez tę osobę do jej reprezentowania w postępowaniu przed Prezesem Urzędu.*Strona internetowa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl Po przeprowadzeniu postępowania w sprawie, Prezes Urzędu – jeżeli doszło do naruszenia przepisów – w drodze decyzji administracyjnej nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem zgodnie z art. 58 ust. 2 RODO.*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony danych osobowych (2016/679/UE) Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna lub inny podmiot, organizacja lub zrzeszenie – które nie mają charakteru zarobkowego, mają cele statutowe leżące w interesie publicznym i działają w dziedzinie ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.*https://uodo.gov.pl

Skargi mogą być składane w formie tradycyjnej (papierowej) lub w formie elektronicznej. Jednakże forma elektroniczna wymaga opatrzenia skargi kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawierać adres elektroniczny skarżącego. Przy składaniu skargi przez pełnomocnika to pełnomocnictwo powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez mocodawcę. Jak widać, forma elektroniczna jest dla większości obywateli znacznie utrudniona. Pozostaje więc, jako powszechnie dostępna, skarga w formie tradycyjnej z zachowaniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. UODO zastrzega, że skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska bądź nazwy oraz adresu wnoszącego pozostawione będą bez rozpoznania.

Dla interesującego nas branżowo sektora mieszkalnictwa organizowane są w UODO szkolenia, których celem jest omówienie obowiązków administratorów danych (spółdzielni mieszkaniowych i wspólnot) wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz nowej ustawy o ochronie danych osobowych z uwzględnieniem specyfiki przetwarzania danych osobowych w sektorze mieszkalnictwa, a także przedstawienie roli Inspektorów Ochrony Danych (IOD) w tych podmiotach.

Jak informuje na swojej stronie internetowej UODO, szkolenia te pokazują, na jak wiele elementów związanych z ochroną danych osobowych muszą zwracać uwagę inspektorzy powołani w spółdzielniach mieszkaniowych, wspólnotach czy firmach zarządzających nieruchomościami. Nie chodzi tylko o szeroko podnoszony temat zakresu monitoringu. Mirosław Sanek, wiceprezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, otwierając szkolenie podkreślił, że „RODO ma służyć odbiurokratyzowaniu, a jednocześnie urealnieniu ochrony danych osobowych.”*https://uodo.gov.pl/pl/138/366 Zwrócił też uwagę, że pierwszy miesiąc stosowania przepisów RODO pokazał, że podgrzewanie atmosfery wokół tej regulacji poszło w niewłaściwym kierunku – „Doszło wręcz do karykaturyzacji tych przepisów. Mamy jednak nadzieję, że inspektorzy ochrony danych osobowych, pełniąc swoje obowiązki, nadadzą im właściwy sens i zapewnią racjonalność ich stosowania w podmiotach, w których zostali wyznaczeni.” Co do monitoringu to stanowisko UODO jest jednoznaczne: „- Monitoring może być stosowany, o ile jest niezbędny do realizacji określonego celu i tylko tam, gdzie nie sięga np. oko ochrony. Ponadto nie może on naruszać prywatności mieszkańców.”*Tamże.

Podczas szkolenia z zakresu RODO dla branży mieszkalnictwa wiele miejsca zostało poświęcone temu, jak ma wyglądać realizacja obowiązków informacyjnych w sektorze mieszkalnictwa względem osób, których dane są przetwarzane. Według zaprezentowanego stanowiska przez dyrektora Zespołu ds. Sektora Prywatnego w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych Weronikę Kowalik: – „W treści klauzul informacyjnych nie trzeba podawać podstaw prawnych, co może komplikować przekaz i powodować, że dla wielu osób, zwłaszcza tych, które nie są prawnikami, stanie się on trudny w odbiorze lub wręcz niezrozumiały. Podstawy prawne mogą przybrać formę przypisów do klauzuli informacyjnej, co znacznie uprości i uczytelni przekaz.”

Zwrócono również uwagę, że nie zawsze trzeba będzie realizować wnioski składane przez osoby, której dane są przetwarzane przez administratora. Zaznaczono, że jeżeli ktoś już uzyskał odpowiednie informacje, ale np. co tydzień pyta się o to samo, to nie trzeba za każdym razem spełniać jego żądania.*Tamże.

Wdrażanie RODO jest na etapie rozruchu. Pojawiają się wątpliwości, nadinterpretacje, nowotworzenia, które z czasem zostaną zapewne okiełznane poprzez eliminację absurdów, działania edukacyjne oraz kontrolne UODO. Będziemy monitorować zagadnienie. Cykl poświęcony RODO kończymy zapowiadając równocześnie, że będziemy do RODO powracać gdy tylko zaistnieją istotne okoliczności prawne czy interpretacyjne.